（一）会议服务流程
一般而言，作为专业的会议服务公司，对于会议服务流程的把握应该更专业更到位，会议服务流程大多经过以下几个环节：
　 1、策划 作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
　 2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
　 3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
　 4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
　 5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
　 6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

（二）做会议服务的细节
对于大多需要会议服务的客户来说，作为专业的会议服务公司，对于会议服务细节的把握应该更专业更到位，会议服务大多经过以下几个环节：
　 一． 会前：
　 1． 与会议主办方洽谈
　 2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
　 3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
　 4． 确定方案，签订合同，预付定金。
　 二． 会中
　 1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
　 2． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
　 3． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
　 4． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
　 5． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
　 6． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
　 7． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
　 三． 会后
　 1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
　 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

（三）会议服务指南

        一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项会议服务工作， 让会议客户放心、满意最大化；让会议服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、 会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。

四、 按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。

五、 按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

六、 按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

七、 我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

八、 按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

九、 以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的"吃、住、行、游、购、娱"的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。

十、 按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、 铁路托运和云南土特产及会议礼品。
 

（四）会议服务指南的特点
 会议服务指南是会议主办方告知参会人员服务事项的文书，是会议承办方与参会人员进行交流的第一道程序，告知如何服务于整个会议全过程，要求参会人员在会议期间如何去做，让参会人非常清楚地了解整个会议的日程安排、注意事项、考察等事项。现在各种大小型会议均不可缺少会议服务指南，使用频率较高，它在会议中的位置非常重要，一定程度上反映了会议主办方的办会质量与水平，同时也是展示会议承办方服务形象的有效平台。会议服务指南作为一种非正式文件，在实际工作中被广泛运用，而在正式公文中难以找到它的制作要求，实际制作时也不尽一致，但是，会议服务指南仍有其自身特点。笔者结合参加各类会议及具体承办多次大小型会议的体会，以行政机关的会议为例，谈谈会议服务指南的特点及写作。
　　1、时间性强
    会议服务指南是服务于整个会议的，所有的安排都必须根据会议时间确定，其时间性很强，主要表现在：从形式上看，会议服务指南是以会议为中心，整个服务指南的撰写必须围绕会议的时间安排来撰写，不能独立于会议的安排之外。从内容上看，会议服务指南对时同要求非常强，精确度非常高，不仅要求告知与会人员某日做什么，而且要精确到某时某分，如参观考察部分，8：10分出发，8：20分到达，8：30分离开。所以在起草会议服务指南时，要特别注意时间的安排，突出时间在整个指南中的作用。
　　2、阶段性强
　　会议服务指南具有很强的阶段性，这主要是受会议安排决定的，其内容大致分为三个阶段：会前、 会中、会后，而会前阶段又可以再分为会前须知、会议报到等阶段，会中阶段又可以再分为会议阶段、合影留念、参观考察；而参观考察又可分为第一天上午、下午考察什么，第二天上午、下午考察什么，等等。每个阶段做什么，都必须写得清楚、明确，否则到时参会人员就会不知所措，引起整个会议的混乱。
　　3、语言简洁
　　会议服务指南不同于其他文体，它主要是告知参会人员一些服务事项，主要是让人知晓，所以在语言上不必过多修饰，辞藻不必华丽，语言务求平实、简洁、明了，让人一看就懂。

（五）会议服务捂南的写作方法
会议服务指南根据会议安排的不同而有不同的成部分，笔者拟按常规性会议的安排谈谈各部分的方法及注煮事项：
　　1、会议须知
　　会议须知主要是告知参会人员一些必须注意的事项及其他一些重要事项，虽包含事项各有不同，但主要部分相差无几。如“请与会人员按照会议安排的时间、地点作息”、“请注意会议期间的人身安全、个人贵重物品交宾馆寄存”、“与会人员退房后请直接将钥匙（房卡）退交总台”、“会务组设于宾馆201房”、“联系人：×××电话：×××××××。”
　　2、食宿安排
　　1、住宿。会议住宿是一个很重要的环节，参会人员休息得如何事关会议进行得顺利与否，因此，安排住宿一定得慎重。笔者结合自己的工作实践及参会时的体会，认为在制作会议服务指南时要注意以下几方面：（1）会前务必仔细弄清参会人员性别，根据性别安排房间，这是首要之点，将性别核实清楚，避免在安排住宿房同时出错。（2）对达到一定级别的领导，按照规定，要事先与其本人联系，安排环境较好的房间，如安排一些单间或者套间。（3）女口将两人安排在同一房间的，要注意搭配，搭配时要考虑到二人的地域、爱好、身份等因素。（4）在具体排版上，可以不同的方式排列，现实中大多以表格形式排列，但得考虑地域、身份因素，将这二者一致的人排在一起，首先写姓名，性别，少数民族的要注明，如“回族”；标明职务，后注明房问号。如“周××  女  回族  ××省××厅副厅长  618号房”。
　　2.就餐。会议的就餐安排很有讲究，涉及到就餐编席、名次的排列，时间、地点，等等。在编定就餐席时同样要考虑到参会人员的级别、身份、民族等因素，不能任意将一些人组合在一起，多少人一席因当地具体情况而定，有的地方是10人一桌，有的是8人一桌，不同地区有不同的风俗习惯，如行政机关的相关会议编席，往往是按行政级别编定的，相当级别的人安排在一桌用餐，工作人员又另编一席，对于一席中的先后顺序可接任职时间长短、姓氏笔画多少为序；编席还要特别考虑到就餐人员的民族问题，注意少数民族的饮食习惯，将这些参会人员做特别安排，如注明“回族的请在××桌就餐”；如“第一席  王××  申××（回族）”。
　　（三〉会议日程
    　会议日程是整个会议服务指南中的重头戏，整个会议就根据日程进行，因此，会议日程的编写十分重要，许多文章已对此作了阐述，笔者需说明的是，会议服务指南中的会议日程与一般的会议日程有共性，也有不同之处，现就编写会议服务指南中的日程应注意的地方简略谈谈：一般会议指南中的日程是以时间为段，条理状排列，同时穿插有会议议程，其中对于部分议程，还需说明，如参观考察部分，其日程的每一项由时间、事项、地点三部分组成，但必须写清什么时间地点，什么地方什么人做什么。如“10月16日（星期一〉19：00  召开预备会议，请省××厅有关领导同志和市×局负责同志参加（地点：××宾馆五楼会议室）”、“20：00  文娱晚会  请与会全体人员参加（地点：××宾馆附三楼××歌舞厅）  节目单参见第×页”、“8：00  举行×××会议  主持人：××市××局常务副局长”、“议程：1.×××；2.×××；3，……”。   
    　（四）其他事项
    1.参观路线、时间及车辆的安排。这项工作的安排是为具体落实前面的会议日程中的参观考察而作的补充、说明。安排该项目时必须注意时间安排合理，在一个参观考察点不能停留过久，也不能走马观花，因此要比较精确地计算出各处的停留时间。如“××宾馆门口集合上车（8：00出发）——中心广场（8：20到，8：40离开）——象鼻山（8：55到，9：55离开）”，让人一看就明白何时到，何时离开，第一个目的地需要多长时间，停留参观考察多长时间。在确定时同时要考虑到意外情况的出现，同时结合参观考察地的实际情况，需停留时间是多久，这里的时同安排要合理，安排时要根据参观考察的地点来确定，事先必须经过调查，不可任意估摸，一定要结合实际溺算出大致时间，不能过长也不能过短。另一方面对于参会人员的乘车安排，只需按车位计算出人员，车座数与人员数一致就行了，在会议指南中一一注明，同时要对车辆进行编号，如“l号车：××省××厅人员。2号车：××市××局负责人”。
    2.主要参观考察点简介及节目单的制作。这是为了对会议日程中的参观做进一步具体说明的，事先让参会人员了解参观考察点的大致情况，做到心中有数，实地考察是加深印象，简介的撰写各个参观考察点都有写好的，在此不再重复。关于节目单的制作，由节目的演出单位提供，按演出顺序排列就行了，另外，值得一提的是，有地方特色的节目可以在节目单里做出一些说明，让与会人员观看前有个大致了解，便于加深印象。